Активация и настройка функции автоответа в Outlook

При нынешнем темпе жизни порой не остается времени даже на то, чтобы ответить на личную почту. А ведь пару раз в год у каждого есть отпуск, который хочется провести с семьей и друзьями, но, к сожалению не все коллеги и заказчики разделяют радость отдыха и продолжают писать 24/7. В данной статье мы расскажем, о том как создать автоответ в outlook.

Автоответ в Microsoft Оutlооk

В таких моментах вас выручит возможность создания автоматического ответа в Оutlооk, который самостоятельно сможет отвечать на полученные вами сообщения. Это возможно благодаря заранее подготовленному и сохраненному сообщению для шаблона. Далее мы покажем, как подключить, выставить настройки и отключить функцию автоматического ответа Оutlооk в версиях с 2016-ого до 2007-ого года с профилем Exchange и без его использования.

Настраиваем функцию автоответа в Microsoft Outlook

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

О и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

1. Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
2. Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
3. Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
4. На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

Добрый день!

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон

Почта

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

Приветствую!

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

Включение

Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

1. Открываем окно программы.
2. Выбираем «Новое сообщение».
3. Делаем обычное сообщение без указания адресата.
4. Нажимаем «Сохранить как» и указываем шаблон Outlook.

Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

1. На вкладке «Главная» выбрать пункт «Правила».
2. Нажать «Создать правило».
3. Перейти в раздел «Дополнительно».
4. Указать в первом этапе «Адресованные мне» и клацнуть «Далее».
5. О.
6. Нажать на «указанный шаблон» и выбрать созданный ранее документ.
7. Задать необходимые исключения. Обязательно нужно о, чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
8. Нажимаем «Готово».

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

1. Открываем «Правила».
2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями».
3. Находим ненужное правило и снимаем галочку.

Yandex.ru

В Yandex тоже есть возможность настроить автоответчик, чтобы отвечать на входящие сообщения электронной почты, соответствующие конкретным условиям:

1. Щелкнуть по значку настроек в правом верхнем углу. Выбрать раздел «Правила обработки писем».
2. Создать новый фильтр.
3. В пункте «Применить» указать тип сообщения, к которому нужно применить фильтр.
4. В пункте «Если» установить условия фильтрации.
5. Ввести значение выбранного параметра. Указать, насколько строго должно выполняться условие.
6. Можно указать несколько условий для одного фильтра. Эти условия могут выполняться одновременно или по отдельности.
7. Отметить галочкой пункт «Ответить следующим текстом» и вписать нужный текст.
8. Кликнуть по кнопке «Создать правило», расположенной внизу страницы.

Создание правила для получения уведомлений

Есть еще один способ поставить автоответ и уведомить об отсутствии своих собеседников, но на него придется потратить больше времени. Этот метод рассчитан на тех, кто использует сервис автоматических ответов на домашнем компьютере или не имеет аккаунта в Microsoft Exchange, который необходим для оформления рассылки.

1. Требуется нажать на вкладку с файлами, а затем найти там категорию с дополнительными сведениями.
2. Кликнуть на кнопку, которая регулирует правила и оповещения, после этого появится новое окно.
3. Сделать новый пункт во вкладке с правилами электронной рассылки, а затем нажать на кнопку для применения этого параметра.
4. Установить, какие группы пользователей получат сообщение, что человек отсутствует.
5. При наличии нескольких учетных записей прописать, с какой именно почты отправится написанный шаблон в Outlook.
6. Если появилась необходимость написать ответ с использованием шаблона, то его необходимо выбрать и настроить на свое усмотрение.
7. Нажать кнопку в правом нижнем углу экрана, чтобы сохранить изменения.