Как сделать в Ворде оглавление: пошаговое руководство

Что такое содержание в Word

Содержанием называют нумерованное оглавление документа, составленного в виде списка – простого или с переходами на нужные страницы. Такой список необходим для простой навигации по объемному документу. Также содержание может быть обязательным атрибутом оформления работы.

Оглавление в документе составляется по списку форматированных заголовков (отформатированных с помощью автостиля).

Каждый пункт в оглавлении соответствует подзаголовку в тексте. Поэтому перед составлением содержания важно грамотно отформатировать документ, чтобы придать ему четкую структуру. Обязательно должны присутствовать заголовки и подзаголовки, выделенные с помощью стилей (об этом ниже).

Преимущества автооглавления

Без содержания в большом документе, таком как реферат, курсовая работа, финансовый отчет или книга, сложно найти нужную информацию. А делать список параграфов вручную долго и неэффективно.

Сейчас вы, возможно, думаете, зачем морочить себе голову лишними функциями, если можно написать все руками. Быть может, вы считаете это прихотью преподавателя или начальника.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Начать развиваться

Однако автосодержание обладает существенными преимуществами:

• все важные пункты сами появятся в списке, нам же только нужно выделять их по ходу написания документа или после окончания основной работы;
• разделы и параграфы являются также гиперссылками, они будут вести на соответствующую часть текста и обеспечивать навигацию по нему, что особенно важно для объемных работ;
• аккуратные ровные строчки в одном стиле без каких-либо усилий с нашей стороны, выровнять их вручную довольно сложно, я пробовала.

Когда вы научитесь создавать красивые, удобные автоматические оглавления, то сами ощутите разницу.

Для чего нужно оглавление

Его прямая функция – упрощение использования документа. Тем более, объемного – например, курсовой работы на 25-30 страниц. И при проверке курсовой бывает необходимость возврата к какой-либо теме, но просматривать все страницы неудобно. Оглавление позволяет быстро определить, на какой странице находится нужная тема и легко перейти к ней.

Также содержание придает документу больше солидности и серьезности. Благодаря содержанию теперь это не просто текст, а полноценная статья, реферат или другой документ, заслуживающий внимания.

Способы вывода оглавлений

В редакторе Ворд предусмотрено два способа формирования оглавления, ручное и автоматическое. Каждый способ имеет свои плюсы и минусы. В некоторых версиях Ворд предусмотрено и полуавтоматическое оглавление, но не во всех. Например, в Ворд 2010 полуавтоматического оглавления нет.

Автоматическое

Как уже было сказано выше, для формирования оглавления Ворд использует отформатированные автостилями заголовки. Поэтому при написании текста рекомендуется использовать именно такое форматирование, тем более, можно выбрать один из десятка стилей, в широкой цветовой гамме.

Если форматированные заголовки уже есть в тексте, для вставки оглавления достаточно нескольких кликов. Более того, оглавление будет активным – из него можно переходить к нужной странице.

Ручное

Ручной способ более длительный, но его результат тот же – формирование оглавления в нужном месте документа. Но вручную выводить оглавление сложно, тем более, в выдержанном едином стиле. Сложнее и форматирование. Поэтому ручное содержание не рекомендуется для многостраничных документов с большим количеством подзаголовков.

Для наглядности приводим краткое сравнение ручного и автоматического оглавления.

Свойства оглавления

У оглавления, как и у прочих элементов Ворд, есть список собственных свойств. К ним относятся:

• имя;
• коллекция;
• категория;
• описание;
• параметры.

Указанные свойства можно менять, после создания оглавления. Для этого нужно открыть вкладку Ссылки, где открыть меню Оглавление. Правой кнопкой кликните на нужном оглавлении и выберите «Изменить свойства». После этого появится диалоговое окно, в котором вы сможете изменить нужные свойства.

Также можно изменить многие параметры содержания, в том же меню, но об этом поговорим ниже.

Изменение оформления

Само оформление (шрифт, размер, цвет и др.) меняется вручную. А вот структурные изменения (вложенность, разделитель и другие параметры) редактировать нужно через вкладку «Ссылки» в верхней части Ворда: Ссылки -> Оглавление -> Оглавление…

Например, вместо точек можно выбрать пунктир, сплошное подчеркивание или вообще убрать разделитель.

Когда мы размечаем разделы и подразделы текста при создании содержания, оформление заголовков автоматически меняется. Шрифт и размер букв, цвет, выравнивание становятся другими.

Были у меня, например, черные заголовки шрифта Arial, а стали синие Cambria.

Конечно, это можно поправить вручную: пройтись по тексту и поменять оформление на нужное. Но есть вариант проще – отредактировать сами стили.

Для этого щелкаем правой кнопкой мышки по стилю, который нужно поправить, и выбираем пункт «Изменить».

В появившемся окошке настраиваем форматирование: меняем шрифт, размер, цвет и другие характеристики, после чего нажимаем ОК.

Сразу после этого все заголовки данного уровня, которые есть в документе, поменяются. То же самое проделываем и со стилями других уровней.

Как сделать оглавление отдельной страницей в Ворде

Как уже было сказано выше, существует три способа, как сделать содержание в Ворде: ручной, полуавтоматический и автоматический.

Но, независимо от способа, для создания оглавления требуется провести предварительную работу. В первую очередь – создание отдельной страницы в документе. Если ее не сделать, оглавление расположится вплотную к тексту, что неудобно и нарушает общепринятые правила оформления документов.

Чтобы создать чистый лист в начале документа, в котором уже есть текст, нужно установить курсор в начале текста на первой странице. Если текст начинается с заголовка, то – перед заголовком. Теперь нажмите одновременно Ctrl + Enter – перед текстом образуется чистый лист Ворд.

Если чистый лист в конце документа, нужно открыть вкладку Разметка страницы, в ней – меню Разрывы. И в этом меню выбрать пункт Следующая страница. Такой способ более корректный и грамотный, чем переход к новой странице с помощью клавиши Энтер.

Без создания отдельной страницы содержание будет размещено в любом нужном месте документа. Место может оказаться более или менее удачным, но в любом случае оглавление будет частью текста, что не всегда красиво и удобно. Но создание содержания не на отдельной странице более чем возможно. В любом месте документа – там, где вы поставите курсор.

Интересный лайфхак

Предположим, что перед вами стоит такая задача: разбить готовый текст на разделы, обозначить его структуру и сделать оглавление. Все это можно сделать в одном разделе настроек Ворда – «Оглавление». То есть вам необязательно использовать «Стили» для обозначения подзаголовков.

Вы просто читаете текст, а по ходу в разделе «Добавить текст» обозначаете, что сделать с конкретным куском: не включать в оглавление, то есть пометить как текст, обозначить заголовком первого, второго или третьего уровня.

Обратите внимание: в разных версиях Microsoft Office интерфейс может отличаться, но расположение вкладок, опции и суть работы с оглавлением не меняется. Все инструкции, приведенные в этой статье, остаются рабочими.

Специфика оформления оглавления не меняется, даже если вы работаете на планшете, телефоне или другом устройстве.

Полезные лайфхаки: Как проверить текст на уникальность, Как научиться копирайтингу, Расставить знаки препинания онлайн в тексте автоматически

Как активировать автоматическое формирование оглавления

Прежде чем приступить к активации автоматического оглавления, проведите подготовительную работу. То есть, нужно проделать следующее:

1. Организовать четкую структуру документа с заголовками и подзаголовками.
2. Определить стили заголовков.

Чтобы оглавление было корректным и выдержанным по стилю, необходимо создать стиль заголовков, которые и будут пунктами оглавления. Об этом стоит подумать еще при написании текста, тем более форматирование заголовков крайне простое.

Чтобы определить стиль, нужно выделить заголовок, и на главной вкладке редактора посмотреть его стиль. По умолчанию установлен Обычный, но для заголовков первого уровня лучше использовать Стиль 1, для подзаголовков – Стиль 2 и так далее.

В редакторе есть несколько наборов стилей, к каждому применима широкая цветовая гамма – проблем с дизайном документа не будет.

Используя стили, нужно отформатировать все заголовки, являющиеся пунктами оглавления.

1. Пронумеровать страницы.

Нумерация необходима, чтобы каждый пункт оглавления был привязан к номеру страницы, иначе не получится удобная навигация. Конечно же, нумеровать страницы вручную не нужно. Для нумерации достаточно открыть вкладку Вставка, и в меню Колонтитулы выбрать Номер страницы. В этом меню определить, какой будет нумерация и применить ее.

1. Создание оглавления.

Основной пункт, ради которого и проводилось все вышеописанное. Чтобы создать оглавление, нужно поставить курсор на чистый лист документа. Далее нужно открыть меню Ссылки, в нем – меню Оглавление. В открывшемся окошке выбрать тип оглавления, в данном случае – Автособираемое оглавление 1.

Вот и все, вы получили полноценное оглавление, выдержанное в едином стиле, которое будет обновляться автоматически после простого действия. Также его можно форматировать по своему желанию, менять стили, шрифты, добавлять маркеры и так далее (об этом чуть позже).

Как активировать ручное формирование оглавления

При ручном способе можно не форматировать заголовки (хотя это желательно в любом документе, независимо от наличия оглавления). Но обязательна нумерация страниц и создание пустого листа, если текст уже написан.

Путь тот же: Ссылки->Оглавление. Но на этот раз вы выбираете ручное оглавление.

Нужно помнить, что в ручном оглавлении вам придется самостоятельно добавлять пункты, и, при необходимости, редактировать их вручную – оглавление не обновляется. Возможности форматирования содержания те же, что и при автоматическом создании.

Как и в случае с автоматическим оглавлением, предварительно вы создаете пустую страницу в документе, в начале или конце.

Настраиваемое (полуавтоматическое) оглавление

Такой вариант используется реже, но иногда он оптимален. Чтобы сделать полуавтоматическое оглавление, нужно снова открыть вкладку Ссылки и в ней – меню Оглавление. Но теперь выбрать соответствующий пункт.

К особенностям полуавтоматического оглавления относят то, что оно заполняется вручную. Но в нем можно включать/отключать гиперссылки, отображение номеров страниц, выбирать тип заполнителя, формат оформления и так далее.

Напоминаем, полуавтоматическое оглавление предусмотрено не во всех версиях редактора Ворд.

При желании настройте вид оглавления

Если внешний вид стандартного оглавления вас не устроит или оно не отобразит все заголовки, вы можете удалить его и настроить новое оглавление под свои нужды. В таком случае кликните «Ссылки» -> «Оглавление» -> «Настраиваемое оглавление».

Когда откроется окно с настройками, укажите параметры оглавления, которые вам нужны. Здесь можно убрать заполнитель (точки возле пунктов), скрыть или переместить номера страниц, выбрать количество отображаемых уровней и отредактировать их иерархию.

Как сделать оглавление под стили заголовков

Даже если вы проводили предварительное форматирование заголовков, оглавление в вашем документе имеет стандартный вид. Чтобы стиль оглавления соответствовал стилю подзаголовков, необходимо проделать следующее:

1. Зажав левую кнопку мыши, выделите все пункты оглавления, если хотите изменить все. Если нет – то только тот пункт, который хотите изменить. Но тогда процедуру придется проделывать отдельно для каждого пункта.
2. Правой кнопкой мыши кликните по выделенной области, чтобы вызвать контекстное меню.
3. В контекстном меню выберите пункт Стили, и в нем – стиль, который вы хотите применить к оглавлению или одному из его пунктов.
4. В процессе выбора стиля вы будете видеть, как меняется оглавление – достаточно навести курсор на нужный стиль.
5. Чтобы применить стиль, просто нажмите на него левой кнопкой мыши.

Зачем делать оглавление под стиль заголовков? В первую очередь, для целостности восприятия документа и повышения эстетичности, грамотности его оформления. Но нельзя сказать, что в таком оформлении есть практический смысл.

Нумерация страниц

Перед тем как сделать содержание необходимо сначала пронумеровать страницы в Word. Для этого следует обратиться к колонтитулам.

1. Во вкладке Вставка в разделе Колонтитулы нажмите кнопку Номер страницы.
2. В появившемся списке выберите пункт Внизу страницы.
3. Далее выберите один из вариантов размещения номера страницы: слева, по центру или справа.
4. Для сохранения результата нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов во вкладке Конструктор либо дважды щелкните левой кнопкой мыши (ЛКМ) в любом месте страницы.
5. В результате все страницы документа будут пронумерованы.

Изменение параметров оглавления в документе Word

К примеру, вы хотите изменить шрифт оглавления, не применяя к нему стили. Если изменения применяют ко всему оглавлению, его выделяют целиком. Если к определенным пунктам – каждый пункт выделяют и изменяют отдельно.

Изменение параметров оглавления используют в тех случаях, когда существующие стили Ворд не дают возможность отформатировать содержания так, как нужно. Поэтому в диалоговом окне выбирают тип шрифта, его размер, способ выделения (жирный, курсив, подчеркнутый), цвет и так далее.

Как это выглядит:

1. Выделение оглавления.
2. Клик правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню.
3. Выбор нужного параметра.
4. Внесение изменений в диалоговом окне.
5. Для сохранения изменений нужно нажать кнопку Ок.

Подбор дополнительных параметров оглавления документа

Дополнительные параметры выбирают в том же контекстном меню. К примеру, вы хотите сделать маркировку каждого пункта. Соответственно, в контекстном меню вы выбираете пункт Маркеры, находите нужные маркеры и применяете их. Точно так же, как при работе с маркированным списком в обычном тексте Ворд.

То же касается абзацев, нумерации (по принципу нумерованного списка).

То есть, дополнительные параметры оглавления редактируются так же легко, как и обычный текст.

Но снова хотим напомнить: для комплексного редактирования оглавления нужно выделить его полностью.

Обновление оглавления

Если вы создаете оглавление уже после написания и редактирования текста, оно вряд ли потребует обновления. Но если оглавление создано в процессе, то, по мере добавления новых пунктов, оно будет нуждаться в обновлении.

Способ обновления зависит от выбранного типа оглавления (ручное или автоматическое).

Если у вас ручное оглавление, то и все изменения в него вносятся вручную. Это долго, неудобно, есть риск ошибиться. Поэтому целесообразнее пользоваться автоматическим оглавлением.

Чтобы обновить его, достаточно выполнить несколько простых действий:

1. Кликнуть правой кнопкой мыши по оглавлению, чтобы вызвать контекстное меню.
2. Выбрать пункт Обновить поле.
3. В диалоговом окне выбрать вариант Обновить целиком, нажать Ок.
4. Получаете обновление оглавления.

На заметку

• Вам не нужно ждать, пока ваш документ будет полностью закончен, чтобы вставить оглавление. Наоборот, если вы создаете длинный документ, вы можете сразу добавить в него оглавление, чтобы перемещаться по документу по мере работы над ним.
• Не все документы требуют оглавления; оно явно не нужно для писем и заметок и будет очевидно излишним для небольших документов.
• Оглавление органично смотрится в официальных отчетах и документах длиной более 10 страниц. Любой документ, заслуживающий титульной страницы, также вполне может содержать оглавление, встроенную навигацию для людей, которые будут его использовать.

Как пользоваться оглавлением

Итак, мы рассмотрели, как сделать содержание в Ворде, ручным и автоматическим способом. Также рассмотрели способы его форматирования, внесения изменений. Остается последний вопрос: как им пользоваться.

Пользоваться оглавлением можно обычно – просматривать и потом переходить на нужные страницы вручную. Но это неудобно и требует много времени, особенно, если страниц – несколько десятков.

Поэтому, если у вас – автоматическое оглавление, можно воспользоваться функцией перехода на нужную страницу. Это возможно, так как в автоматическом оглавлении каждый пункт, по сути, является гиперссылкой.

Чтобы в автоматическом оглавлении перейти на нужную страницу документа, нужно зажать кнопку Ctrl и кликнуть по нужному пункту оглавления. Все просто.

Но данная функция недоступна, если у вас ручное оглавление. С ним придется работать, как с обычным. То есть, искать страницу заголовка в содержании и потом пролистывать документ вручную.

Если же у вас полуавтоматическое оглавление, в нем тоже есть функция перехода по гиперссылке с помощью кнопки Ctrl.

Как убрать содержание

Оказалось, что оглавление в документе не нужно. Или вы создали его по ошибке. Как убрать этот элемент? Очень просто:

1. Перейти в меню Ссылки.
2. Открыть меню Оглавление.
3. В нем найти пункт Удалить оглавление и нажать на него.

После этого содержание будет полностью удалено.

FAQ

В какой версии Ворд есть автоматическое оглавление?

Оно есть во всех поддерживаемых версиях. Но нужно учитывать возможную разницу в местонахождения меню Оглавление.

Не могу найти полуавтоматическое оглавление, почему?

Эта функция не предусмотрена в версиях Ворд ниже 13-й.

Зачем нужно форматировать заголовки стилями, почему нельзя их просто выделить жирным или использовать маркер?

Если у вас ручное оглавление, не обязательно применять к заголовкам стили – в содержание вы их все равно вносите вручную. Но это важно для автоматического содержания, так как при его формировании учитываются только заголовки, оформленные стилями Ворд. И без такого оформления заголовки будут отсутствовать в содержании.

Обязательно ли создавать пустую страницу для содержания?

Нет, но на отдельной странице содержание будет выглядеть аккуратнее. Кроме того, его расположение на отдельной странице – требование к оформлению многих документов, поэтому лучше сделать два простых нажатия на клавиши.

Если нет отформатированных заголовков

Если в документе еще нет заголовков, отформатированных при помощи автостилей, следует предварительно пробежаться по документу и сделать это. В простейшем случае, выберите по очереди каждый заголовок раздела и примените к ним стиль Заголовок 1, который доступен на панели Стили вкладки Главная.

Затем выберите каждый подзаголовок и примените к нему стиль Заголовок 2 (доступен там же). Рядом автоматически появится стиль Заголовок 3; если у вас есть подразделы третьего уровня, отформатируйте их при помощи него.

Когда все заголовки будут отформатированы при помощи стилей, перейдите на вкладку Ссылки и вставьте оглавление.