Как пользоваться Outlook: инструкции и рекомендации

Outlook — это программа для работы с вашей почтой, представляет огромное количество функций для работы с ней. Также в ней можно работать со всеми имеющимися ящиками.

Так как данная программа является одной из стандартных на компьютере с системой Windows, многие запускают ее и используют исключительно как программу для отправки и прочтения писем.

Важно! Если в вашей системе не было данной программы, необходимо установить Microsoft Office. Однако на деле Outlook на Windows представляет собой нечто большее. Это отличный инструмент для работы с почтовыми ящиками.

Создание учетной записи

Как пользоваться Outlook? Сначала создайте учетную запись. Инструкция по созданию:

1. Открыть программу Outlook и перейти на вкладку «Сервис».
2. Выбрать «Учетные записи».
3. В открывшемся окошке выбрать «Создать учетную запись».
4. Далее появится форма для заполнения данных об учетной записи (имя, фамилия, дата рождения, электронный адрес и прочая необходимая для ведения учетной записи информация).
5. После заполнения формы нажать «Далее», где будет предложено ввести никнейм и пароль. Нажать «Далее».
6. После завершения ввода всех необходимых данных, нужно нажать на «Дополнительные параметры».
7. Выбрать «Сервис исходящей почты».
8. Здесь необходимо поставить галочки на уровне двух записей: «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и «Аналогично серверу для входящей почты».
9. Перейти на вкладку «Дополнительно» того же окошка.
10. Здесь необходимо ввести номера портов, которые вам предоставляли ваши провайдеры.
11. Поставить галочку на «Оставлять копии сообщений на сервере» и нажать и ОК.

Учетная запись в Outlook готова, теперь можете с нее писать своим друзьям и коллегам. Вы можете использовать несколько учетных записей одновременно. Просто выйдите из текущей и зайдите в новую. Готово. Теперь вас видят ваши друзья и могут вам писать и приглашать вас на свои запланированные встречи.

Учетную запись можно так же удалить из Outlook.

Что вам понадобится для настройки Outlook

Перед тем, как мы начнём разбираться в том, как настроить почту Outlook, или почтовый клиент, убедитесь, что у вас есть:

1. Доменное имя — primer.com
2. Ваш адрес электронной почты — [email protected]
3. Пароль электронной почты
4. Конфигурация IMAP/POP и SMTP

Предположим, что у вас уже есть домен и электронная почта (пункты 1-3). Однако для доступа к электронной почте через почтовый клиент вам понадобятся данные серверов входящей (IMAP/POP) и исходящей (SMTP) почты.

Удаление

Инструкция по удалению учетной записи:

1. Открыть программу Outlook.
2. Пройти в раздел «Сервис» и выбрать «Настройки» (будут показаны все подключенные к данному Outlook почты).
3. Нажать на учетную запись, которую необходимо удалить.
4. В верхнем правом углу над рабочей областью списка учетных записей находится кнопка удалить в виде красного крестика. Нажать ее.
5. Готово. Учетная запись удалена.

Удалить учетную запись можно, просто выбрав нужную и нажав на кнопку Delete.

Сбор данных о POP3/IMAP и SMTP

Данные для настройки почтового клиента можно найти у каждого провайдера услуг почтового хостинга, однако процесс поиска может отличаться.

В этом разделе мы расскажем, как найти необходимые данных в панели управления Hostinger. Зайдите в раздел Почтовые аккаунты в вашей панели управления Hostinger.

Нажав на Почтовые аккаунты, в Деталях электронной почты будет необходимая вам информация.

Запишите или скопируйте эту информацию в блокнот или просто оставьте страницу открытой. Она понадобится вам для настройки почты Outlook.

Настройка программы

Как пользоваться Outlook? Как и любая другая программа, первый запуск начинается с индивидуальной настройки.

Инструкция по настройке Outlook:

1. Необходимо настроить учетные записи почтовых ящиков в Outlook (перейти на вкладку «Файл», в раздел «Настройки учетных записей»).
2. При необходимости автоматизировать поток входящих/исходящих сообщений (перейти на вкладку «Файл», в раздел «Управление правилами и оповещениями»).
3. Настроить личную подпись для каждого отправленного письма (оформить автоматическую подпись каждого отправленного вами письма).

Все настройки можно осуществить в разделе «Параметры».

Как пользоваться?

Многим интересно, как пользоваться Outlook? Окно программы разделено на несколько частей: рабочая область, функциональная лента, список сообщений (входящие/исходящие).

Чтобы посмотреть исходящее или (входящее) в Outlook сообщение необходимо просто нажать на него.

Что можно сделать с сообщениями в Outlook:

• удалить;
• отправить в архив;
• ответить на него или продолжить диалог с собеседником;
• переслать другому собеседнику;
• сохранить в отдельный документ (можно сохранить всю переписку);
• распечатать (можно распечатать всю переписку);
• выделять сообщения из разных переписок.

Функции почтового клиента Outlook:

• поиск нужного сообщения из истории диалогов;
• автоматическое дополнение предполагаемого ввода заголовка сообщений;
• отправка и прием сообщений.

Интерфейс

Интерфейс почтового клиента Outlook довольно просто и интуитивно понятный, он также схож с интерфейсами базарных версий почтовых клиентов. Сейчас мы опишем основные составляющие интерфейса и его возможности.

Начнем с панели с левой стороны окна. В нижней её части расположены 4 иконки, которые откроют вам «Почту», «Календарь», «Контакты» и «Заметки». Основным разделом является почта, при выборе следующего раздела будет открываться его интерфейс.

Выше расположены списки основных разделов с разделенными папками для удобства работы с почтой. Первый список — «Избранное», в нем можно просмотреть общую папку писем для всех подключенных почтовых ящиков. При необходимости этот список можно свернуть.

Под списком «Избранное» находится список папок «Файла данных Outlook». Изначально все содержащиеся в нём папки должны быть пусты. Туда будут дублироваться сообщения со всех подключённых ящиков, но только свежие: те сообщения, что были в ящике до его регистрации системе в Outlook, в этот список не попадут. Если вы хотите перенести старые сообщения в этот список, это можно будет сделать вручную.

Ниже будут находится разделы с папками входящих и исходящих писем всех других подключенных электронных ящиков. Все отправленные и принятые сообщения будут хранится в файлах данных программы Outlook.

При выделении одной из папок из левой панели, справа от нее будет отображаться все содержимое этой папки, а именно перечень сообщений. Размеры таких панелей моно изменять, для этого достаточно будет навести курсор на границу и зажав левую кнопку мыши передвинуть его на нужное расстояние.

При выделении письма из центрально панели вы сможете отобразить его содержимое на панели справа. Тут вы увидите полную подробную информацию, а также тело электронного сообщения.

Для того, чтобы вы могли читать все входящие письма со всех почтовых ящиков сразу вам, стоит поместить все папки с входящими сообщениями в список «Избранное». Так вам не придется просматривать отдельно каждую папку входящих писем для каждого ящика, все письма будут приходить в одну папку. Для этого вам необходимо нажать правой кнопкой мыши по нужной папке и в выпавшем меню выбрать пункт «Показывать в избранном».

Если вам необходимо продублировать все старые сообщения, находящиеся в разных папках разных почтовых ящиков для того, чтобы читать все эти сообщения одним большим списком. Для этого нужно выбрать папку, из которой нужно продублировать сообщения, после этого выделить любое сообщение или нажать сочетание клавиш Ctrl+A, чтобы выделить все письма. После выделения нужных писем нажимаем правой кнопкой мыши на любое из выбранных и в выпавшем меню нажимаем на пункт «Переместить», далее «Копировать в папку…». После этих действий откроется окно, в котором вам нужно выбрать соответствующую типу сообщений папку и нажать ОК.

Отправка сообщения

Как пользоваться Outlook и как отправлять сообщения? Для того чтобы создать и отправить сообщение необходимо проделать следующие шаги:

1. Открыть программу Outlook.
2. Перейти в раздел «Файл».
3. Выбрать «Создать сообщение» или «Создать беседу», если необходимо отправить сообщение больше чем одному человеку.
4. Ввести или выбрать адресата.
5. Напечатать необходимое сообщение. Outlook предоставляет возможность редактировать (изменять стилистику текста) сообщение, а так же добавлять в него различные мультимедийные файлы (в окне ввода сообщения выбрать «Вставить»).
6. После того как сообщение было напечатано и отредактировано, нажать на «Отправить».

Отложенная доставка

Эта функция позволяет написать письмо сейчас, а отправить его позже. Просто указываете время отправки и забываете о письме — оно дойдёт без вашего участия. Такой возможностью гордится Gmail со своим новым интерфейсом, но она есть и в Outlook.

Напишите новое письмо, укажите адресата и тему, как обычно. Затем нажмите кнопку «Параметры» в окне сообщения и выберите «Задержка доставки». В открывшемся окне установите флажок «Не доставлять до» и укажите дату и время. Можно установить и другие параметры. Например, пометить сообщение как важное или переслать его копию по другому адресу.

Outlook сохраняет запланированные к отправке сообщения в папке «Исходящие», пока они не будут отправлены. Затем письма переместятся в папку «Отправлено».

Если вам нужно отменить задержку доставки или изменить дату и время отправки, откройте папку «Исходящие» и отыщите там своё сообщение. Нажмите «Задержка доставки» на вкладке «Параметры» и измените дату и время в поле «Не доставлять до». Или снимите флажок, чтобы отключить задержку доставки.

Планировщик

Данную программу можно использовать как планировщик. В ней присутствует специальный календарь в котором можно отмечать свои встречи или дела на тот или иной день. Как только наступит этот день, Outlook выдаст соответствующее сообщение (уведомление), что на этот день у вас что-то назначено.

Как открыть календарь и занести туда встречу в Outlook? Календарь для занесения встречи или дела находится на главной вкладке программы, в левом верхнем углу. Необходимо нажать на «Создать встречу», кнопка которой выглядит как изображение пустого календаря. После этого необходимо ввести название дела или встречи и ее время дня или ночи.

Теперь нужно выбрать дату, пролистывая календарь и нажимая на нужный день. Программа Outlook предусматривает возможность приглашать участников встречи при ее создании.

Для этого необходимо выбрать вкладку отправить приглашение предполагаемым участникам (друзьям, коллегам или сотрудникам компании) о том, что в этот день пройдет встреча. Отметить у себя в календаре и разослать данную запись всем указанным людям.

В итоге Outlook становится не просто почтовым ящиком, но и удобным средством для планирования дел, встреч и уведомления о них нужных вам людей.

Outlook для Mac OS Office 365

Утилита Outlook, установленная на компьютерах с операционной системой Mac OS, представляет собой полное программное обеспечение по типу органайзера. В особенности это касается последней версии программы Microsoft Outlook для Mac (Office 365), где были добавлены новые функции и устранены ошибки предыдущей версии. Здесь представлены такие важные категории пунктов как – рабочая и домашняя электронные почты, календари, контакты. Любой из пользователей может выполнять те или иные действия – просматривать фотографии, открывать документы – не выходя при этом из утилиты.

Также в Outlook для Mac OS 2016 не обязательно делать резервное копирование важнейших файлов, они уже компонуются с отдельным значением, но, а, если вдруг захочется создать резервные копии данных, то в этом поможет функция – Time Machine. Почту, как домашнюю, так и офисную – вполне можно хранить в одной единой папке, при этом вереница важнейших писем, объединённая одной тематикой, делает почтовый сервер юзера вполне укладистым.

Просмотр же интерактивного календаря (нескольких календарей одновременно) возможен в процессе работы с электронной почтой.

Outlook для Mac OS 2016 – полностью упрощённая версия. Разработчиками были привнесены существенные изменения, в частности, не требуется больше введения пароля для Exchange Office 365, а пользовательские атрибуты фиксируются не по UTC формату. Можно в Outlook 2016 изменить и параметры SVG изображения – для полнейшей настройки внешнего вида утилиты.

Программа Outlook для Mac OS взаимодействует и с другими операционными системами – Mac OS X/Windows 7/Windows 8.1/Windows 10. При переходе на одну из таких ОС платформ, пользователю всего-навсего потребуется выполнить одно простое действие – перекинуть PST-файлы.

Как активировать функцию «Заместитель»

Порядок действий активации «Заместителя» отличается в зависимости от версии почтового сервиса.

Для версий Outlook 2010-2016:

1. Открыть автоматический режим подготовки макета (открывается при создании сообщения в основном разделе).
2. Напечатать текст сообщения-автоответчика.
3. Выбрать во вкладке «Файл» функцию «Сохранить как».
4. Ввести любое названия сохраняемого файла и указать расширение типа .oft.
5. Сохранить данный документ на компьютере.
6. Вернуться в раздел «Файл» и выбрать «Управление оповещениями и правилами».
7. В появившемся окне выбрать «Новое правило».
8. В открывшемся разделе «Начать с пустого правила» выбрать «Применения правила к полученным мной сообщениям». Нажать «Далее».
9. Появится «Первый шаг». Необходимо выбрать «Ответить, используя выбранный шаблон».
10. На втором шаге выбрать «Указанный шаблон».
11. Нажать на кнопку «Обзор» и найти в файловой система компьютера созданный до этого шаблон с форматом .oft.
12. На завершающей стадии выбрать название для шаблона и поставить о. Нажать «Готово».

Данная инструкция по созданию автоответа пригодна только для версий Outlook с наличием аккаунта Exchange.

Outlook для IOS и его особенности

Outlook для IOS это специальное приложение позволяющее работать с электронной почтой, основными особенностями данного приложения являются:

• Возможность сортировки почты. Имеется очень удобный фильтр для почты, при включении которого наиболее важные сообщения будут показываться впервую очередь, что позволит не пропускать важных эмейлов.
• Создание расписания. Данное приложение позволяет создавать различного рода расписания, с его помощью вы всегда сможете получить очень удобный доступ к календарю и всем необходимым файлам.
• Удобное управление входящими сообщениями
• Возможность одновременной работы над несколькими задачами. Приложение поддерживает комбинированный режим для iOS9 что позволяет успешно одновременно работать сразу над несколькими задачами.
• Доступ к файлам. Приложение значительно упрощает доступ к файлам и позволяет очень быстро прикреплять нужные из них к своим эмейлам.
• Работа с офисными программами. При помощи данного приложения всегда можно открыть и начать редактировать файлы Майкрософт Ворд и других офисных программ.

Скачать Outlook для IOS всегда можно на apple store, сразу после запуска в приложение пользователю предлагается войти в свою почту, приложение поддерживает работу со всеми почтовыми сервиса, поэтому не имеет значения где у вас почта на гмейле и яндексе так вне зависимости от этого вы сможете воспользоваться всеми преимуществами этой программы.

После того как вы добавите одну почту в это приложение вы всегда можете добавить ещё практически любое количество своих почт. Сам интерфейс программы выглядит очень приятно и интуитивно понятен.

Важной особенностью Outlook для IOS также является то, что она позволяет эффективно бороться с переполненностью почтового ящика. Делается это за счёт того, что всю почту данная программа разделяет на две категории – Важные и Другие. Если пользователь перемещает сообщения из важной в другие то приложение это запоминает и в будущем будет делать это уже самостоятельно, что позволяет бороться с не нужными и бессмысленными рассылками, на которые пользователь случайно подписался пару лет назад.

Если подключено несколько аккаунтов из различных почтовых сервисов, все приходящие письма складываются в одну общую папку, что значительно упрощает работу с ними. Также в интерфейсе присутствует возможность быстрого написания письма, что позволяет отвечать на эмейлы буквально в один клик.

Приложение позволяет прикреплять к своим письмам всевозможные файлы, которые можно брать как со своего устройства, так и с облачных хранилищ, Outlook для IOS поддерживает работу с OneDrive, DropBox, а также облачное хранилище гугла.

Очень удобной особенностью данного приложения является наличие встроенного календаря, с помощью которого всегда можно следить за различными событиями и планировать свой распорядок. Ещё одним удобным моментом является раздел “Люди”, в котором хранятся все контакты.

Настройки

Данная программа обладает довольно большим количеством различных настроек, что позволяет её максимально адаптировать под собственные нужды каждому пользователю. Среди наиболее часто используемых из них следует отметить:

• Настройка вида отображения приходящих уведомлений;
• Настройки связанные с сортировкой почты;
• Настройки направленные на упорядочивание сообщений;
• Параметры свайпов;
• Защита программы при помощи Touch ID;
• Выбор почтового аккаунта по умолчанию;
• Выбор приложения для автоматического открытия ссылок;

Настроек не так и много, но все они достаточно понятны даже по своему названию, что позволяет максимально адаптировать Outlook для IOS под собственные нужды.

Outlook для IOS это очень удобная программа, обладающая понятным интерфейсом и предоставляющая большое количество возможностей для управления собственной почтой. Однако, она обладает небольшим минусом, её размер составляет 115 Мб, что надо заметить достаточно много как для приложения такого типа.

Автоответ в программе Outlook (2010-2016)

Инструкция по созданию автоответа в Outlook (2010-2016) без аккаунта Exchange:

1. Открыть программу Outlook (2010-2016).
2. Перейти на вкладку «Файл».
3. Открыть раздел «Сведения».
4. Найти кнопку «Автоответы» и нажать на нее.
5. Поставить галочку на параметре автоответчика «Отправлять автоматический ответ, когда нет в сети».
6. При желании выбрать время работы автоответчика.
7. Выбрать круг общения, на который будет распространяться автоответ (внутри организации, друзья и т.п.). Можно выбрать несколько кругов общения одновременно.

После всего проделанного у вас будет установлен автоответчик на вашем почтовом ящике программы Outlook. Остается только написать текст для автоответчика.

Предварительный просмотр писем

В списке сообщений доступен предпросмотр каждого письма. Вы видите адрес отправителя, тему и первую строку основного текста. Последний параметр можно настроить. Для этого откройте вкладку «Вид», найдите кнопку «Просмотр сообщения» и выберите нужное количество строк. Можете при желании и вовсе отключить просмотр, чтобы сэкономить место. Outlook также спросит, хотите вы применить настройку только к этой папке или ко всем почтовым ящикам.

Ошибки в Outlook

Данная программа может иногда выводить различного рода ошибки. У каждой из них есть свой системный номер.

Примеры ошибок и их расшифровка:

1. Ошибка 0x800CCC00 LOAD SICILY FAILED. Данная ошибка обозначает, что вы не можете авторизоваться. Проблема решается перезапуском программы или полной ее переустановкой.
2. Ошибка 0x800CCC01 INALID CERTIFICATE CONTENT. Означает отсутствие сертификата авторизации учетной записи. Для исправления необходимо получить данный сертификат.
3. Ошибка 0x800CCC0B SERER OR MAILDROP IS BUSY. Этот номер ошибки говорит о том, что вы слишком часто обращались к серверу. Необходимо подождать порядка 5 минут для следующего обращения к серверу.
4. Ошибка 0x800CCC0C NOT INIT. Применяемый сервер не был найден. Проверить наличие сервера или его исправность.
5. Ошибка 0x800CCC0F CONNECTION DROPPED. Данная ошибка говорит о проблемах с соединением интернета. Необходимо проверить соединение.
6. Ошибка 0x800CCC10 INALID ADDRESS. Этот код ошибки выводится программой при неправильном указании электронной почты. Необходимо проверить правильность введенных данных.